Ben jij van plan om binnenkort een surprise party te organiseren maar weet je niet waar je moet beginnen? Geen stress, want hier ben je aan het juiste adres! In dit artikel hebben we de beste tips en tricks voor je op een rij gezet waarmee jij gegarandeerd een geslaagde surprise party organiseert. Lees gauw verder!
Het leuke aan een surprise party is dat je de eregast écht kunt verrassen op zijn of haar speciale dag. Het is de perfecte manier om liefde, vriendschap en waardering te tonen op een onverwachte en opwindende wijze. Hier zijn enkele reden voor het organiseren van een surprise party:
- Verrassingseffect en vreugde: Niets overtreft de oprechte vreugde en emotie die iemand voelt wanneer ze onverwachts worden verrast door vrienden en familie die samenkomen om hun speciale dag te vieren. Of dat nu zijn of haar verjaardag is of dat de eregast een mooie persoonlijke prestatie heeft geleverd.
- Gedenkwaardige momenten: Een surprise party creëert blijvende herinneringen voor zowel de persoon in kwestie als de gasten. Daarnaast maakt de opwinding van het plannen en uitvoeren van zo’n evenement het ook onvergetelijk voor degene die de surprise party organiseren.
- Waardering: Ook is het organiseren van een surprise party een krachtige manier om waardering te uiten voor de persoon die wordt geëerd. Het laat zien hoeveel moeite er gestoken is in het maken van zijn of haar dag.
Hoe organiseer je een surprise party?
Gastenlijst maken
Nu je weet waarvoor je het feest organiseert, is het tijd om te beslissen wie er op de gastenlijst komt te staan. Denk aan de mensen die het meest belangrijk zijn in het leven van de persoon in kwestie, zoals familieleden, beste vrienden, en collega’s. Het draait allemaal om het creëren van een onvergetelijke ervaring voor deze persoon.
Nu jij het voortouw hebt genomen om een surprise feest te organiseren voor de eregast, is het aan jouw om erachter te komen wie nou zijn of haar beste studiemaatjes of collega’s zijn. Maar hoe pak je dat dan aan, zonder dat de eregast iets door gaat hebben. Hieronder hebben we een goede tip om contactgegevens te verzamelen zonder argwaan te wekken.
Tip: Gebruik Sociale Media
Hoogstwaarschijnlijk is hij of zij actief op sociale media. Wellicht kun je proberen om via deze kanalen contactgegevens te verzamelen. Misschien staat hij of zij wel op een foto met een schoolvriend(in) of een collega en kun je hem of haar benaderen via een privébericht. Vermeld duidelijk dat het om een verassing gaat en dat de persoon in kwestie niets mag weten. Vervolgens kan degene die je via social media hebt gecontacteerd alle andere goede vrienden/vriendinnen of collega’s benaderen.
Let wel op; zorg ervoor dat je jezelf niet verdacht maakt. Organiseer jij een surprise party voor jouw partner, laat dan geen appjes open staan en zorg ervoor dat de gasten die jij hebt gecontacteerd niets over de bedoeling van de surprise party zeggen tegen de persoon in kwestie.
Datum en locatie kiezen
Misschien wel een van de belangrijkste stappen bij het plannen van een surprise party is het kiezen van de juiste datum en locatie. Je wilt natuurlijk dat de persoon in kwestie kan, maar dat ook de meeste gasten kunnen. Hoe pak je dit het beste aan?
Tip: Maak gebruik van de app Datumprikker
Je hebt hoogstwaarschijnlijk al een hoop contactgegevens van jullie privékringen. Daarnaast heb je als het goed is ook via sociale media een aantal contactgegevens ontvangen van genodigden. Het is nu aan jou om via Datumprikker een evenement aan te maken en een aantal data te selecteren. Vervolgens kun je dit aangemaakte evenement via whatsapp met de juiste personen delen. Zodra iedereen de Datumprikker heeft ingevuld, komt de datum waarop de meeste personen aanwezig kunnen zijn, automatisch bovenaan te staan. Gebruik dan deze datum voor de surprise party.
Bedenk vervolgens waar je de surprise party wil (en kan) organiseren. Is dat bij de persoon in kwestie thuis of zijn er mogelijkheden om de surprise party te organiseren in het huis van een van de gasten (of mede organisatoren)?
Natuurlijk kun je er ook voor kiezen om het op een andere locatie te organiseren. Denk bijvoorbeeld aan een leuk restaurant waar de persoon in kwestie vaak komt.
Een thema toevoegen
Nu je het doel, de gastenlijst en de datum/locatie voor de surprise party hebt, is de volgende stap om na te gaan hoe je het feest het beste kunt inrichten. Denk bijvoorbeeld aan een thema. Een thema voegt namelijk een extra dimensie toe aan je surprise party. Kies een verrassingsfeest thema dat past bij de persoonlijkheid of interesses van de gast. Inspiratie nodig? Neem eens een kijkje bij de verschillende soorten themafeesten.
Uitnodigingen maken en sturen
De gastenlijst is gemaakt en de datum en een leuk passend thema zijn gekozen. Tijd voor de volgende stap; de uitnodigingen maken en versturen.
Dit kun je met een leuke kaart doen, of gemakkelijk met een digitale uitnodiging via bijvoorbeeld Whatsapp. Ook hier is het weer van belang om de verrassing goed stil te houden voor de persoon in kwestie. Vermeld dit daarom ook extra in de uitnodiging. Stuur de uitnodiging alleen naar de personen die via de Datumprikker hebben aangegeven dat ze op de betreffende dag kunnen. Zo hoeven zij niets te bevestigen en voorkom je dat (indien het bijvoorbeeld jouw partner is) de persoon in kwestie geen vermoeden krijgt vanwege de continue appjes die jij krijgt van mensen die bevestigen dat ze aanwezig zijn.
Decoraties en Entertainment
Het een en ander is ondertussen gepland. Nu komt het leuke gedeelte: de voorbereiding van de feestlocatie. Versier de ruimte met ballonnen, slingers en tafeldecoraties. Als je wat extra entertainment wilt toevoegen, overweeg dan om een DJ, een karaoke-machine of een photobooth te regelen. Muziek en herinneringen in de vorm van leuke foto’s zijn tenslotte de ziel van elk feest!
Eten en drinken
Is het een surprise party thuis? Dan moeten er natuurlijk snacks (zoals lekkere en makkelijke snacks uit de airfryer) en drank gehaald worden. Ga na of de surprise party overdag, aan het begin van de avond of later op de avond is. Als het een surprise party aan het begin van de avond is, dan kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om mensen ook mee te laten eten. Hier moet je natuurlijk wel de juiste boodschappen voor doen.
Is het een surprise party op een andere locatie, dan is er wellicht iets van een catering aanwezig. Probeer dit uit te zoeken en probeer ook te kijken of je iets van een deal kunt sluiten. Zorg ervoor dat er voor ieder wat wils is en houd rekening met eventuele dieetwensen van de gasten.
Verrassingselement toevoegen
En dan natuurlijk het verrassingselement. Dit is het echte hoogtepunt van de avond, dus zorg ervoor dat het perfect verloopt. Werk samen met een vertrouwde vriend of familielid om ervoor te zorgen dat de gast van eer op het juiste moment op de locatie arriveert. Regel samen met de persoon in kwestie een nep-afspraak om ergens naartoe te gaan. Vervolgens moeten jullie ervoor zorgen dat jullie samen naar de locatie van de surprise party gaan en als laatste aankomen.
Is de surprise party bij de eregast thuis? Dan kun je bijvoorbeeld proberen te regelen om direct uit zijn of haar werk iets leuks te gaan doen, zodat hij of zij niet eerst thuis komt. Ga bijvoorbeeld een drankje drinken op een terras, of ga lekker lunchen of dineren. Op die manier kan de persoon waarmee jij samenwerkt en die ook in het complot zit alvast naar het betreffende huis gaan en zorgen dat iedereen aanwezig is en stil is op het moment van de surprise.
Tip: Locatie delen
Deel je locatie met degene waarmee jij samenwerkt. Zorg dat hij/zij alvast op de locatie aanwezig is en via de telefoon live kan zien waar jij met de persoon in kwestie bent. Zo weet iedereen wanneer jullie arriveren en wanneer iedereen ook stil moet zijn. Het is natuurlijk ook belangrijk om zelf goed je eigen telefoon in de gaten te houden, mochten dingen wat uitlopen bij de surprise locatie. Zo kun jij weer wat tijd rekken om te voorkomen dat de surprise party wordt verpest.
Verrassingstip: Maak gebruik van confettikannonnen voor een verrassende binnenkomst.
Huur een fotograaf of videograaf in
Huur een (professionele) fotograaf of videograaf in om de lachende gezichten, verraste reacties en leuke momenten op een mooie manier vast te leggen. Deze herinneringen zullen een schat zijn voor de eregast. Uiteraard kun je ook kiezen voor een photobooth met leuke photobooth props.
Conclusie
Het organiseren van een surprise party vergt enige planning, maar met dit stappenplan en de bijbehorende tips en tricks ben je goed op weg om een onvergetelijke party te creëren. Dus, begin met plannen, blijf onopvallend en geniet vooral van de glimlachen en de vreugde die je zult ervaren op het moment suprême. Veel plezier met het organiseren van de onvergetelijke surprise party! 🎈🎉🥳
